O descarte de documentos impressos é uma preocupação de várias empresas e segmentos, afinal, a segurança dos dados e a privacidade do titular devem ser preservadas.

Apesar de vivermos a era digital, ainda são muitas as empresas e segmentos que precisam imprimir ou receber material contendo dados de pessoas físicas, ou jurídicas, ficando de posse dos mesmos, currículos e fichas cadastrais são bons exemplos disso.

Além de ocuparem espaços físicos, chega um momento que esses documentos perdem a validade e precisam ser descartados.

Nesse momento, é importante destacar que a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) também é válida para empresas que tratam dados pessoais e que têm em seu poder documentos de clientes, pacientes e fornecedores preenchidos de forma digital e impressos ou manuscritos.

Isso implica em dizer que o descarte desses materiais precisa obedecer alguns critérios para garantir a integridade e a privacidade dos dados dos titulares.

Quer saber como fazer isso? Continue a leitura.

O que diz a lei sobre o descarte de documentos?

No início do ano de 2020, um fato chamou a atenção dos meios de comunicação do país e dos usuários das redes sociais: uma loja, situada em um shopping na região Norte do país, utilizou folhas impressas de currículos enviados de candidatos à vaga de emprego para embrulhar mercadorias.

O fato chamou a atenção de um cliente, que postou nas suas redes sociais o desrespeito em relação à exposição de quem está procurando um emprego, bem como a divulgação dos seus dados pessoais impressos no documento.

De modo geral, a LGPD determina que as empresas que lidam com dados sensíveis, impressos ou no ambiente digital, devem aplicar métodos rigorosos para que a eliminação ou descarte de documentos seja realizado sem danos ou comprometimento ao titular.

Logo, dados impressos não mais utilizados devem ser devidamente destruídos.

Da mesma forma que a Política Nacional de Resíduos Sólidos (PNRS) determina que todo gerador deve realizar devidamente o gerenciamento dos resíduos produzidos por ele, o papel impresso é um deles.

Todo documento pode ser descartado?

De modo geral, definem-se documentos como:

• boletos, 
• notas fiscais, 
• papéis com dados de clientes (como resultados de exames, laudos, ficha cadastral),
• currículos,
• papéis com dados de empresa fornecedoras de material, 
• arquivos de modo geral, que tragam dados pessoais digitados e impressos ou manuscritos.

A Lei 13.874 de setembro de 2019 aprova o descarte de documentos públicos e privados, impressos em papel, mesmo os que ainda estão em vigência, desde que antes sejam devidamente digitalizados, com exceção dos materiais históricos. 

Essa medida garante validade jurídica para os documentos digitalizados e concede a liberdade para a empresa destruir os documentos originais físicos, desde que garanta a segurança e integridade dos dados do titular.

De forma geral, documentos que perderam a sua validade também podem ser descartados, desde que incluídos no plano de gerenciamento de resíduos sólidos e sejam obedecidos aos critérios para destruição dos mesmos.

Como fazer o descarte de documentos?

O vazamento de dados de forma indevida por parte de uma empresa pode gerar multas e indenizações, sem contar a ausência de práticas ESG que influenciarão na credibilidade junto ao mercado e na confiança do consumidor.

Quando se pensa em fazer o descarte de documentos de clientes, pacientes e fornecedores, é preciso considerar que eles geralmente contêm nomes, endereços, telefones e até números de documentos dos titulares e essas informações são confidenciais.

Logo, sua empresa tem a responsabilidade de manter sigilo sobre eles e proceder o descarte de forma segura, caso contrário os titulares dos documentos ficam muito vulneráveis às ações criminosas e a exposições indevidas e você a danos financeiros e morais.

Antes do descarte de documentos, todos eles precisam ser destruídos de tal forma que impeça a reconstrução do papel e acesso a qualquer informação nele contida. Para isso, o ideal é contar com uma empresa especializada nesse tipo de serviço.

Ela vai se encarregar de todo o processo, desde a coleta até o transporte e a fragmentação de cada folha de papel, e você pode acompanhar todos os procedimentos para se certificar que tudo foi realizado de forma que atenda a legislação, com o maior sigilo e segurança.

A Coletalixo.com é o lugar ideal para você achar uma empresa especializada para fazer o descarte de documentos para atender a sua demanda, na hora que você precisar.

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